結論から話をするように。こう指導された経験のあるビジネスマンは多いのではないでしょうか。
デキるビジネスマンが共通して持っているテクニックテクニックとして「結論から話す」という技があります。
すごく簡単なことに思える一方で、意外と結論から話をするのは意識しないと難しいです。
私自身、32歳で初めての転職活動をした際、結論から話をすることが全然できていなかったので、面接に連戦連敗した経験があります。
そんな私も転職後、厳しい上司から「話がわかりにくい」と指導を受けた結果、今ではある程度結論から話ができるようになりました。
今回は、そんな私が結論から話ができるメリットを中心に解説していきます。
本記事の内容
- １．結論から話すメリット3点
- ２．結論から話せるようになるための方法
１．結論から話すメリット3点
メリット①．話が短いと思われ、評価される
結論、人間は無意識に「たぶんこの会話はこうなるだろうな」とメンタルモデルを駆使して予測しながら会話をしています。
結論から話をする場合、最初に「相談です」「共有です」「報告です」などの要件から会話が始まるので、聞く側はおおよその話の展開が想像できるわけです。
多くのビジネスマンが結論から話をして欲しいと主張するのもまさにここです。
特に、忙しい上司になればなるほど、要件を早く知って素早く指示を出したいと思うものです。
そう思う中、なかなか結論が出てこないと
一体本題は何なんだ？
と相手は感じてしまうので、結果相手にストレスを与えることになります。
逆に、結論から話ができるとメンタルモデルが安定するので話が短くてわかりやすいと評価されるでしょう。
なお、話が長いと思われる人は話の長さよりも結論がなかなか出てこないことによるメンタルモデルが影響しています。
これについては話が長い人の心理と特徴5点。相手にするのが疲れる人への上手な対応方法とはという記事で解説しておりますので、興味があれば是非ともご覧ください。
メリット②．相手はストレスなく話を聞ける
詰まるところ、結論ファーストは聴き手に優しいです。
仕事とプライベートで大きく違うことの一つとして、仕事の会話には必ず要件があるということが挙げられます。
プライベートの友達との会話であれば、
ねぇねぇ。聞いてくれる？今日さぁ、原宿に行って、洋服を買ってね、そのあとにタピオカジュースを飲んでね、あっ。そのタピオカ屋さんの定員がすごく爽やかな青年でね、すごくいい店だと思ったんだよね～
といったように、「ふーん。そうなんだね」と思うような、意味のない会話はよくある日常ですよね。
ただ、これが仕事となると話は違ってきます。
なぜならば、仕事では給料を貰っているから。会話している時間も給料を貰っているわけです。
そうなると、無駄に長い時間会話をする必要性はありません。
ですので、主に話を聞く立場の上司やリーダーは早く話の要件が知りたいのです。
よくある事例として、こんな感じで事の経緯を順を追って説明する若手〜中堅は多いんですけど、結論これはダメ。
社員Ａ：課長ちょっといいですか。●●というお客様から電話がありまして、このお客様は先月にシステムを納品したんですけれども、たびたびシステムトラブルがあってお怒りだったんですが、とうとう我慢の限界になってしまったようで、本日返金しろ！そして責任者呼んで謝罪に来い！というお怒りの電話があったんです。私としては、まず私だけで謝罪に行こうと思っているのですがいかがでしょうか？
相談された課長からすると「相談」という要件が終盤になるまでわからないのです。
と、偉そうに今は解説していますが、私も若い頃はこれと同じことをやってしまっていました。
おそらく、上司からは「お前は何が言いたいの？」と思われていたと同時にストレスを上司に与えていたでしょう。
要件がわからない話を集中して聞かなければならないって結構辛いですからね。
裏を返すと、最初に結論を言ってくれる場合はメンタルモデル的にとても優しいですよね。
私自身、結論から話ができなかったのでわかるんですけど、順を追って説明してしまうのって不安だからなんですよね。
自分はこれだけ頑張って仕事をやったんだ。
と言いたいのはわかります。
ただ、自分の言いたい・伝えたいことと相手の知りたいことはイコールではありません。
結局、順を追って説明する行為って「自分のやってきたこと全部をわかってほしいという」自分本位な考え方であって、相手ファーストの考えではないんですよね。
そう、結論ファーストで話すということは相手目線で物事を考えているというアピールポイントでもあるのです。
ちなみに、この相手目線で物事を考えるというテーマは簡単なようでメチャクチャ奥が深いし難しいものです。
この難しさについてはビジネスでは相手の立場に立って考えられると最強だが実践するのが難しい理由という記事で解説しておりますので、興味があれば是非ともご覧ください。
メリット③．相手から信頼される
上述の通り、結論から話をする人は話がわかりやすく、結果として相手にとっても時短効果を得ることができます。
会話が長かったりして相手の時間を奪う人って、最終的にウザがられて信用を失っちゃうんですよね。
そう。「何が言いたいのかわからない」人は相手から時間泥棒と思われています。
昨今では働き方改革が呼びかけられ、仕事ができる人ほど時間管理が入念です。そんな中時間を奪ってくる人はなかなか信用を得ることが難しいです。
結論から話をする人が評価される理由も、その辺りにあります。
この人と仕事すると話が早い。と思われれば信頼獲得に繋がるのです。
２．結論から話せるようになるための方法
相手の意図を聴き取り、理解する
結論ファーストを使いこなすには、相手の意図を理解することが何よりも重要です。
「相手の質問が「Yes or No」なのか、「5W1H」なのかを集中して聞き取る」ことこそが、「結論から話す」を実践するうえで最重要なんです。
相手の言いたいことが
- できる？できない？ならば返しの第一声はYes or No。
- いつ？ならば何月何日（何時）が第一声。
- どっち？ならばA or Bが第一声。
といった感じです。実践するとなると、相手の質問力やトーク力に左右される部分も大きいので、簡単なようで結構奥が深くて難しいです。とはいえ、魔法のようにいきなり上達するなんてことはありませんので、毎日意識して日々励んでいきましょう。
きっと、いつしか結論から話しをする癖が付いてくるはずですよ。
質問に答える
はぁ？当たり前じゃん。何言ってるの？と思う方もいるでしょう。ですが、これ、できていない人は結構多いです。
おーい。●●の案件って終わったのか？
世の中、こういったフワッとした上司からの質問なんて溢れていると思いますが、この返しは「終わってます」or「終わっていません」の2通りしかありません。
この問いに、「●●の案件の状況はこんな感じになってまして・・・」といったように、状況説明から入ってはいませんか？
結構これやっちゃう人多いですし、私もいまだにこういったミスをやっちゃうんですけど、結論これはダメです。なぜならば、質問に答えていないから。
状況説明なんて上司からするとどうでもよいのです。
厳しい上司だったら「俺の質問に答えろ」と注意されますし、言われなくともそう思われてしまいますので、繰り返しですけど相手の質問が5W1hの何なのかに集中し、とにかく質問に答えることを徹底的に意識しましょう。
加えて、可能であれば「一言」で質問に答えるようにしましょう。話は端的にすればするほど相手の時間を奪わずにすみますからね。
おわりに。
ということで、結論ファースト信者がお届けする結論から話をするメリットに関するお話でした。
仕事の99%は結論ファーストで良いのですが、唯一の例外は「新たな価値を発表するプレゼンテーション」ですね。
スティーブ・ジョブズがiphoneを発表するYoutube動画を私は過去に何回も何回も見ていますが、このプレゼンは本当にすごいです。
「これからどんな発表がされるんだろう。ワクワク・・・」といった場で結論から話をしてしまっては面白みに欠けますよね。
ただ、このような機会は相応の経験や、ある程度の地位を築かないことには得られないと思いますので、世の中結論ファーストがすべて！くらいの気持ちで良いんじゃないかなと思います。
今回は以上です。
