仕事ができる人ほどメールやチャットのレスが速いという説は誰もが一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。
最近のリモートワーク社会では、TeamsやSlackといったチャットツールの導入企業なども増えており、即レスの要求度合いは近年より一層強くなっていますよね。
そういった中で、即レスこそ正義！という説であったり、即レスするのは実はよくない！といった説も飛び交っているため、どの説が正しいのだ！！と混乱しているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
結論から言ってしまうと、本当に仕事ができる人は9割即レスであるものの、ここぞという場面では即レスしないシーンを意図的に作り出したりと、メリハリをつけてうまく使い分けているものです。
というわけで今回は、仕事ができる人の即レス術について解説していきます。
本記事の内容
- １．仕事のできる人がレスを意図的に遅くするシーンとは
- ２．仕事ができる人は基本的にレスが速い理由
- ３．少なくともレスが遅い人は仕事ができない
１．仕事のできる人がレスを意図的に遅くするシーンとは
これは結論から言うと、資料作成など集中して作業をしたい場面です。
私の今の職場では、連絡をチャットツールのSlackを活用して実施しているのですが、自分宛の連絡が一日100を超えるなど、情報量がメチャクチャ多いです。
一方で、そんな環境の中でも、お客様への説明資料や社内向けの報告資料など、ドキュメンテーションに割かないといけない時間も多いんですよね。
そんな中、チャットに意識を向けつつ資料作成を進めるとどうなるか。結論、手が止まり効率が落ちます。
仕事のできる人はこのことを理解しているので、頭のリソースをチャットに割きながら資料作成するのではなく、ここぞという場面ではチャットの通知をOFFにするなどして、一気に資料作成を終わらせにかかるのです。
そして、集中して資料作成を終えたならば、メールやチャットに次々とレスをしていく。こんな仕事のやり方をしています。いつもレスの速い仕事のできるAさんが急にパタッと1〜2時間レスが途絶えたりすることはあるのであれば、集中すべきシーンとそれ以外のシーンを上手く使い分けている証とも言えるでしょう。
２．仕事ができる人は基本的にレスが速い理由
仕事ができる人は、往々にしてレスが速いです。身近な仕事ができる人をイメージして、「そうだね」とうなずく方も多いのではないでしょうか。
ではその理由は何なのでしょうか。この謎を解説していきます。
理由①．仕事のボールを持たないことが生産性を上げると理解しているから
仕事ができる人は、周囲と比べて仕事を多く抱えているものです。
そりゃそうですよね。上司の前に高性能PCと一般的なPCがあったとしたら、重い処理は高性能PCにさせたいでしょうし、何かと高性能PCのほうがクオリティ高く、かつ迅速に処理が終わりますからね。
とはいえ、高性能PCに例えられる「仕事のできる人」にも頭のリソースには限界があります。
むしろ、人間の抱えられるタスクの数に限度があることを理解しているからこそ、自分のところに来た仕事のボールを即レスして相手に打ち返すのです。野球選手や卓球選手が練習で次々にボールを打ち返す練習しているのをテレビで目にしたことある方が多いと思いますけど、イメージあんな感じですね。
理由②．即レスは相手からの信頼に繋がると知っているから
結論、即レスは相手からしたら極めてありがたい行動です。
相手からすると、困りごとや疑問がものの数分で解消されるわけですからこんな喜ばしいことはありませんよね。
もちろん、中身が伴わなければ連絡のやり取りの数だけ増えてしまうという本末転倒な有様になるわけですが、即レスできる背景には「仕事における自信」が伴っています。単なる過信の場合も往々にしてありますが、多くの場合は実績や評価に伴う自信でしょう。
そういった理由から、即レスする人はレスの速さに加えて内容も伴っているため、結果的に相手からの信頼を掴むことができるのです。
なお、ビジネス書籍ベストセラーの『最強の働き方』や『一流の育て方』などの著者であるムーギー・キムさんは、自身の周囲の経営者などを分析し、次のように述べています。
実際、私はさまざまな政治指導者や著名経営者と連絡させていただくことがあるが、彼らの中でも飛び抜けて優秀な人たちに限って、朝4時などの早朝に返信が届く。某国会議員と連絡をとっていたときも、一番忙しそうな人に限って丁寧な口調で即レスをくれるのだ。
（引用元：東洋経済ONLINE｜メールでバレまくる｢デキない人｣の3大欠点）
そうだろうな。というのが率直な感想ですね。それに対して、最近では
ココがダメ
・即レスは生産性を下げる！！
・メールやチャットは自分の中で時間を決めて、返信すれば効率的！！
という、アンチ即レス的な意見もチラホラ目にします。あえて言おう。アホかと。
確かに、即レスする人は、ある程度の意識がメールやチャットに向いて生産性を落としている側面はあるのでしょう。
そして、メールやチャットをチェックする時間を決めるというのは、「自分の生産性」だけを考えるのであれば効果的なのかもしれません。
ただ、何だかんだ言ったって、現実には世の中で評価されるビジネスパーソンは即レスを基本としているわけです。
相手視点で考えたときに、すぐにそれなりの質で答えをくれるAさんと、一日に数回しか連絡が取れないけど質もそれなりというBさんがいたとしてどちらと一緒に仕事をしたいと思うでしょうか。
迷うことすらないですよね。これは間違いなくAさんです。なぜならば、Time is Moneyだから。
よって、脱即レスというのは知らず知らずのうちに自分の評価を下げ、機会損失に陥りかねない行動なのです。仕事のできる人はそのことを理解しているので、即レスを基本としているわけですね。
３．少なくともレスが遅い人は仕事ができない
前項の逆説にはなりますが、結論レスの遅い人で仕事のできる人はいません。少なくとも私は見たことがないです。
そして、レスの遅い人がなぜ遅いのかというと、「自信がないのでこのままの内容で良いのか迷っている」とか「理解度が低い」とか諸説あるのでしょうけど、根本のところで言うと「仕事への熱量が低い」というのが原因だと思うんですよね。
皆さんも、ワクワクする連絡を受ければ即座に行動に移しますよね。これは誰しもがそうであるはず。
けれどそれが仕事ではできないとすると、おそらくその人は仕事に対する熱量が高くないですし、何ならば相手に対する優先度も低くなっている。
だから結果としてレスが遅くなってしまい、そんな行動を繰り返している結果相手からの信用は失ってしまう。このような構図なのではないでしょうか。
また、悲しいことに世の中偉くなれば偉くなっていくほど仕事一色になり忙しくなっていく傾向があります。
経験上、そういった時間のない経営者ほどせっかちで時間に厳しく、レスの速さを求めます。
レスが遅い人は、結果的に偉い人からの信頼を勝ち取れず、出世することも難しいという悲しい現実があるのは否めない気がしますね。
おわりに。
ということで仕事ができる人と即レスの関係性について解説してきました。
あと、仕事ができる人はタイピングの速度も速いですね。仕事において文章を打ちこむ時間はかなりの時間になりますからね。
すぐにボールを打ち返す。そうでないともう一回メールを見たりする時間が勿体ない！そんな理由もあるのではないでしょうか。
ということで今回はこの辺で。
That is all
